Jabra ha pubblicato gli interessanti risultati dell’indagine “Produttività in ufficio: le nuove sfide”, uno studio che rivela i paradossi delle aziende che, se da una parte cercano di creare ambienti di lavoro produttivi, dall’altra sottovalutano la presenza di distrazioni all’interno dei team, riunioni poco organizzate e tecnologia limitata a disposizione.
I lavoratori lottano continuamente contro diverse situazioni che invece che supportarli, li intralciano e ne inficiano il lavoro. Tra queste riunioni improduttive o mal organizzate, strumenti tecnologici poco user friendly e ambienti rumorosi che non favoriscono la concentrazione.
In particolare:
- Il 36% degli intervistati ritiene che le riunioni di lavoro diminuiscano la produttività.
- Il 46% pensa che i rumori siano la cosa che più distrae in assoluto in ufficio.
- Il 28% è irritato dalle troppe mail, anche se per risolvere un problema il 78% preferisce mandarne una piuttosto che telefonare.
Lo studio condotto da Jabra rivela il fallimento delle aziende nell’organizzare il tempo effettivo di collaborazione dei lavoratori. Più della metà (il 51%) concorda che le riunioni senza una guida o un programma specifico servono solo a perdere tempo, il 32% lamenta una mancanza di spirito decisionale, il 31% sottolinea la mancanza di approfondimenti, il 26% una mancanza di preparazione, e il 25% i ritardi.
In un luogo deputato alle videoconferenze, alcuni dei motivi di irritazione maggiore sono il suono, spesso qualitativamente mediocre, fastidiosi rumori di fondo e i problemi di connessione.
Oltre a essere frustranti per i lavoratori, questi ostacoli sono anche i più frequenti. E c’è un paradosso: la maggior parte di loro vuole partecipare comunque alle riunioni, perché ritengono che possano essere utili, anche se contemporaneamente il 36% lamenta una diminuzione del rendimento personale a seguito di esse, forse proprio per l’incapacità di renderle davvero proficue.
Anche il tempo speso alla scrivania è fondamentale: i lavoratori occupano la maggior parte del loro tempo dietro il proprio desk, con oltre il 66% delle attività settimanali (6 volte di più delle riunioni), e quindi questo si rivela il luogo in cui la maggior parte della produttività aumenta o diminuisce. Anche alla scrivania le distrazioni sono sempre in agguato: le più comuni sono i rumori (46%), le interruzioni dei colleghi (43%) e il numero delle mail (28%).
Gli intervistati ritengono che dovrebbero essere maggiormente controllati i fattori ambientali, come temperatura, qualità dell’aria e mancanza di privacy. Ripensare, quindi, a un ambiente di lavoro adatto potrebbe eliminare molti problemi che influenzano negativamente la produttività.
Lo studio sottolinea anche che una scarsa produttività incide sulla capacità di attrarre e trattenere il personale, così come le distrazioni sul posto di lavoro incidono in maniera significativa sull’equilibrio vita-lavoro. Oggi una parte importante dei lavoratori specializzati è in difficoltà a completare le proprie mansioni entro la fine della giornata, ben il 36% le termina fuori dall’orario di lavoro.
Per facilitare i dipendenti e velocizzare alcuni processi, spesso si ricorre a dispositivi tecnologici come lavagne digitali, speakerphone, o programmi di project management, mappe mentali o brainstorming.
Eppure l’utilizzo di questi strumenti è spesso controproducente, si pensi al tempo medio necessario per organizzare una riunione o una “semplice” conference call: il 25% di queste inizia in ritardo a causa di problemi tecnici, e di conseguenza si perdono in media più di due minuti e mezzo a riunione. A seconda del numero dei partecipanti il tempo perso – e quindi il costo – può aumentare.
Il 71% delle riunioni si svolge in un solo luogo, mentre il 29% prevede più sedi, e dunque l’ausilio della tecnologia è fondamentale. Ma spesso i lavoratori stessi faticano a utilizzarla, e il 50% dichiara di riscontrare a causa di ciò disagi significativi e irritanti.