Tutti i moderni servizi di posta elettronica quali Gmail, iCloud etc, mettono a disposizione un’enorme quantità di spazio per la memorizzazione di migliaia e migliaia di mail. Tuttavia anche se si utilizza un programma per gestire la posta, non sempre eseguire la ricerca di un messaggio risulta un’operazione semplice da eseguire. La versione di Mail presente in OS X Lion è forse l’aggiornamento più azzeccato all’interno del nuovo sistema operativo e introduce una nuova modalità di ricerca davvero avanzata proprio per risolvere il precedente problema. Con questa guida vogliamo proporre qualche piccolo suggerimento per sfruttare al meglio tale sistema di ricerca che, al pari di Spotlight, si rivelerà davvero molto utile.
Da quando esistono i motori di ricerca il modo migliore per ricercare qualcosa consiste nell’inserire un insieme di parlore nel campo di ricerca sperando che non vi siano troppi messaggi che le contengano. Non è tuttavia sempre sufficiente.
La prima cosa che salta alla vista utilizzando Mail è che durante la digitazione nel campo di ricerca, l’applicazione vi presenterà una lista di suggerimenti utili. Ovviamente tutti siete liberi di ignorarli, ma se leggete quello che state cercando, potrete selezionarlo e verificare il risultato della ricerca. Se per esempio si inserisce una parte del nome o dell’indirizzo mail di una persona, Mail provvederà a suggerirvi, all’interno della sezione Persone, il nome completo. Cliccando su tale suggerimento Mail lo ingloberà all’interno di una piccola bolla azzurrina (nota come Token di ricerca) che vi permetterà di leggere o selezionare alcuni attributi in modo più rapido e semplice. Allo stesso modo se inserite una data, Mail creerà un token che vi permetterà di accedere a tutti i messaggi che risalgono a quella data.
I token di ricerca appena visti, sono utilizzati per controllare i metadati dei messaggi di posta memorizzati. Il sistema controllerà quindi i campi Da, A, Oggetto, Data, Stato (letto, non letto, Contrassegnato, etc), Allegati etc. Se volete ricercare anche in altre parti del messaggio basterà cliccare sulla piccola freccia nel token azzurro e selezionare il luogo dove ricercare la parola (o le parole) digitate in precedenza. Una delle opzioni che è sempre disponibile è Tutto il messaggio che aggiungerà all’area di ricerca anche tutto il corpo del messaggio.
Le ricerche non sono limitate all’utilizzo di un solo token. Se provate ad inserire altri, il programma cercherà per voi quei messaggi che soddisfano tutti i token presenti nel campo di ricerca. Ad esempio: From:John Oggetto:Blog, Data: Gennaio 2006 Stato:contrassegnato) e così via. Ovviamente le ricerche potranno includere al loro interno anche del normale testo.
Oltre a sapere quello che si deve cercare, è molto utile sapere anche dove cercarlo. Non appena inizierete a digitare qualcosa nel campo di ricerca, Mail aggiungerà una piccola barra al proprio menù la quale riporta tutti i collegamenti alle caselle di posta utilizzate più di frequente. La prima opzione indica Tutti, il che significa che la ricerca verrà eseguita su tutti i vostri indirizzi di posta attualmente registrati nel programma, ma sono disponibili anche altri collegamenti utili.
I suggerimenti di Mail sono particolarmente intelligenti e variano sulla base del luogo in cui si esegue la ricerca. Se ad esempio avete inserito una parte del nome del mittente del messaggio e, come area di ricerca avete selezionato una casella nella quale non vi è nemmeno un messaggio di tale persona, Mail non proporrà il nome della persona come possibile token. Se invece scrivete il nome di una persona ad esempio, Da: Deborah… se tale persona dispone di più di un indirizzo mail, il programma si occuperà di eseguire una ricerca che comprenda tutti gli indirizzi presenti in rubrica per quella determinata persona.
Queste sono le funzionalità di base che è bene conoscere se si eseguono spesso delle ricerche all’interno di Mail e si vuole evitare di perdere tempo a scorrere liste chilometriche di mail prima di trovare ( ammesso che la si trovi) la mail desiderata. Oltre a queste vi sono anche delle funzionalità leggermente più avanzate che magari potranno servirvi in particolari occasioni. Vediamo qualche suggerimento a riguardo:
Attenzione alle impostazioni di default della ricerca. Se durante una ricerca diciamo al programma di controllare tutti gli account di posta registrati, nella ricerca successiva (non importa quanto questa avverrà) Mail riproporrà di default la precedente scelta. Quindi ricordate di cambiarla se necessario.
Se vi ricordate un’intera frase presente nel messaggio che state cercando, inseritela nel campo di ricerca tra virgolette in modo da far capire a Mail che il messaggio da trovare contiene esattamente quelle parole in quell’esatto ordine. Attenzione che in questo modo se ricercate qualcosa del tipo “Partida di calcetto” non saranno visualizzati nel risultato della ricerca messaggi di posta che contengono una o più parole in ordine diverso.
Utilizzate i termini giusti per la ricerca. Mentre per quanto riguarda i campi Da, A, Oggetto etc… mail ricercherà la stringa di caratteri in una qualsiasi posizione all’interno di una parola (se quindi scrivete pino questo permetterà di ricercare anche parole come pinolo o spinoso), se eseguite la ricerca all’interno di tutto il messaggio (compreso quindi il corpo dello stesso) verranno considerate solamente le parole che iniziano con la parola da voi digitata. Andrà quindi bene pinolo ma non spinoso. Questo vale anche nel caso in cui le parole inserite siano più d’una.
Utilizzate i connettivi booleani: La versione Lion di Mail supporta l’utilizzo dei termini booleani per eseguire le ricerche. Potrete quindi utilizzare i termini AND, OR e NOT per comporre ricerche più complesse. Se digitate partita AND calcetto Mail cercherà, nella locazione definita, tutti i messaggi contenenti le parole partita e calcetto (devono esserci entrambe) scartando tutte le mail nelle quali non compaiono o compare solo una delle due parole inserite. In modo duale se scrivete Partita OR Calcetto la ricerca considererà “buone” eventuali mail contenenti almeno una delle due parole inserite. (al posto del NOT potete utilizzare il trattino prima della parola “-calcetto equivale a NOT calcetto).
Utilizzate intervalli temporali: Potete cercare messaggi che sono stati ricevuti o inviati tra due date. Per indicare l’intervallo di ricerca è sufficiente separare le due date da un trattino es: 25/12/2010-10/01/2011.
Se eseguite spesso le stesse ricerche, utilizzate le Smart Mailbox. Per crearne una è sufficiente cliccare sul tasto Salva che compare sotto il campo di ricerca. Potrete personalizzare i filtri in modo che nella cartella in questione vadano (virtualmente) tutti i messaggi di vostro interesse che soddisfano i filtri impostati.
