Una casella smart è una casella di posta “virtuale”, nel senso che permette di organizzare la propria corrispondenza digitale su Mail.app, senza però i messaggi vengano effettivamente spostati (di fatto, una cartella smart non esiste fisicamente). Si tratta di una funzione veramente comoda, perché permette di velocizzare la selezione delle email da leggere, soprattutto se si ricevono decine di messaggi ogni giorno. In questa guida vediamo 10 modi per sfruttare al meglio questa funzione.
Prima di iniziare è bene capire come funzionano di preciso le caselle smart. Quando si crea una casella smart, Mail.app inserisce automaticamente all’interno di essa (ma ricordiamo che è una casella ‘virtuale’, un’etichetta, nessun messaggio verrà spostato dalla sua casella di origine) tutti i messaggi che rispettano uno o più criteri (o condizioni) che possono essere personalizzati a piacimento. Per creare una casella smart, è sufficiente andare su Casella > Nuova casella smart e, nella finestra come compare, assegnare il nome e le condizioni.
Vediamo ora alcuni utilizzi molto utili di questa funzione, che permettono di semplificare la lettura e la gestione delle email.
1. Suddividere la posta in base alla data di ricezione
Creare diverse cartelle smart per ordinare la posta in base alla data di ricezione può essere molto utile nel caso in cui si voglia trovare rapidamente dei messaggi scambiati nei giorni precedenti. Ad esempio si può creare una casella con i messaggi ricevuti il giorno stesso. Oppure si può fare lo stesso con i messaggi del giorno precedente o ancora della settimana corrente.
2. Trovare i messaggi visualizzati di recente
Può essere utile raggruppare i messaggi visti di recente, in modo da recuperare velocemente informazioni, come un numero di telefono, un indirizzo o un contatto Skype. Questa casella consente di visualizzare i messaggi visti negli ultimi 3 giorni, a prescindere dalla data di ricezione.
3. Separare la posta di mailing list e newsgroups
Chi è iscritto a mailing list o newsgroups (come Google Groups) può ricevere decine o anche centinaia di messaggi in poche ore, che finiscono per sommergere altri messaggi personali, magari più importanti. Creare queste due caselle consente di separare le email personali da quelle delle mailing list.
4. Creare una ToDo List
Sfruttando i contrassegni (flag) di Mail.app è possibile creare una casella contenente messaggi relativi a impegni, scadenze, cose da fare, appuntamenti, ecc. in modo da visualizzare questi messaggi importanti in un unico e ordinato elenco.
5. Archiviare (ed eliminare?) le vecchie email
Per evitare di riempire eccessivamente lo spazio della propria casella email è possibile creare una casella smart che raccolga tutti i messaggi più vecchi di un anno, in modo da archiviarli oppure da eliminarli e liberare dello spazio prezioso.
6. Suddividere le email per gruppi di destinatari
Se si è abituati a suddividere i propri contatti della Rubrica Indirizzi in gruppi (es. amici, lavoro, parenti, università, sport, ecc.), è possibile sfruttare l’integrazione tra la rubrica e Mail.app per creare caselle che contengono solo i messaggi provenienti da un determinato gruppo.
7. Visualizzare solo le email non lette
Quando si deve gestire quotidianamente molte email può essere utile creare una casella che contenga solamente i messaggi non ancora letti, in modo da avere un colpo d’occhio immediato e rapido sui messaggi che ancora aspettano risposta.
8. Trovare più rapidamente gli allegati del lavoro
Soprattutto al lavoro capita di ricevere molto spesso email con allegati (documenti, immagini, file zip, presentazioni multimediali, ecc.) che tendono a non risaltare a sufficienza nella normale visualizzazione di Mail.app. Per trovarli e visualizzarli più facilmente è possibile creare una casella email che contenga solo i messaggi con allegato relativi al gruppo contatti del lavoro.
9. Suddividere le email in base ai contenuti
Se riceviamo newsletter oppure altre email che contengono contenuti replicati in ogni messaggio, è possibile raggrupparli in un’unica casella smart, impostando un filtro sui contenuti dell’intero messaggio o dell’oggetto.
10. Evidenziare le email ad alta priorità
Le mail ad alta priorità (individuate dai punti esclamativi) spesso non hanno il risalto che meriterebbero. Per questo è possibile creare una casella smart che raccolga solo le mail ad alta priorità, in modo da essere sicuri di non ignorarle per errore.
Ovviamente, tutti questi esempi possono essere liberamente e creativamente ricombinati tra loro, in modo da ottenere caselle smart ad hoc che soddisfino esigenze specifiche. Saper creare delle caselle smart in modo intelligente, con dei criteri di discriminazione ben studiati, può aumentare nettamente la produttività e migliorare la gestione dei contatti di lavoro e non solo.